üzleti és pénzügyi controlling rendszerek
mit értünk controlling alatt?
Controlling alatt sokan valamilyen pénzügyi ellenőrzési tevékenységet értenek, pedig valójában a pénzügyeken túlmutató, összetett rendszerről beszélünk. A controlling a profitorientált vállalkozások esetében egy olyan vállalatirányítási és döntéstámogatási eszköztár (tevékenységek összesége) amely koordináló és információ szolgáltató szerepet is ellát. Kicsit konkrétabban:
- a pénzügyi, gazdálkodási és üzleti célok kitűzésével
- azok teljesülésének nyomon követésével
- a gazdasági teljesítmény több szintű mérésével
- a pénzügyeken túlmutatóan egyéb területekre - például értékesítés, erőforrás és készlet gazdálkodás, teremlés stb. - kiterjedeően
- analitikus szemléletben, az adatok elemzésével támogatja a menedzsmentet az célok elérésében és az adott cég irányításában
hagyományos vs. vezetői számvitel
A controlling tevékenység nagymértékben támaszkodik a hagyományos számviteli-pénzügyi adatokra, így sok esetben vezetői számvitelként is hivatkoznak rá
hagyományos számvitel: gazdasági tranzakciók rögzítése „szűkített” adattartalommal, elsősorban könyvelői szemléletben és törvényi kötelezettségeknek való megfelelés alapján
adatszolgáltatás hivatalos szervek felé, főkönyvi kivonat, éves beszámoló, számviteli analitikák
vezetői számvitel: gazdasági tranzakciók rögzítése „bővített” adattartalommal, elsősorban üzleti szemléletben és tulajdonosi / menedzsment igényeknek való megfelelés alapján
adatszolgáltatás menedzsment felé, controlling riportok, döntéstámogató anyagok
melyek a legfontosabb komponensei?
A megközelítésünk szerint a vállalati controlling rendszerek egy olyan "ökoszisztémát" jelentenek, amely négy fő komponensre alapul és ezek az alábbiak szerint vázolhatók fel. Természetesen ezen belül számos rész komponens lehet, a konkrét megvalósítás és különbözhet cégenként, az iparág, cégméret és egyéb paraméterek függvényében – így a lentiekben a teljesség igénye nélkül a legfontosabbnak ítélt témákat foglaljuk össze:
[1] szakmai keretrendszer
A keretrendszer képezi azokat a szakmai alapokat, amely az adott cég működési modelljére szabottan határozza meg, hogy mit, miért és hogyan fogunk mérni?
- a cég sajátosságai alapján definiáljuk az eredmény elszámolási egységeket vagy mérési pontokat (ld. később controlling dimenziók köre) pl. üzletági, szervezeti és termékstruktúra
- profit kalkulációs és költségfelosztási sémák: az egyes mérési pontokon mely bevételeket és költségeket vesszük figyelembe, a közös (több terméket, üzletágat stb.) érintő költségeket hogyan osztjuk meg
- az alapvető pénzügy mutatószámokon túlmenően, milyen egyéb adatokat szeretnénk gyűjteni, melyek a működési modellhez logikusan illeszkedő naturália mutatók, KPI-ok
[2] riport és előrejelzési rendszer
A controlling döntéstámogató funkcióját elsősorban a gazdálkodási adatok elemzésével és azok prezentációjával tölti be. Ennek alapvető eszköze egy átlátható és informatív riport rendszer, amely mind a múltbeli, tény adatokat és a terveket, jövőbeni várakozásokat is bemutatja.
- miről, milyen időközönként és milyen tartalommal kell riportolni, a riportok konkrét vizuális felépítésének meghatározása (dashboard-ok, táblázatok, chartok stb.)
- mi a riportok célja, milyen konklúziók, visszacsatolások születnek ezek alapján
- milyen időközönként és milyen időtávra készülnek előrejelzések vagy tervek, ezek mire vontakoznak (pl. teljes cégszintű éves pénzügyi terv vagy bevételi előrejelzés rövidebb távra)
[3] informatikai infrastruktúra
A fentiek gyakorlati megvalósítása informatikai háttér nélkül nem lehetséges, tipikusan az alábbi IT komponensek szükségesek egy jól működő controlling rendszerhez:
- ERP rendszer, ügyviteli rendszerek
- riportok adatigényt kiszolgáló adattárház
- riporting eszközök, pl. Excel, PowerBI, egyéb riportkészítő alkalmazás
[4] szervezeti és felelősségi kérdések, folyamatok
Az eddig felsoroltak önmagukban még nem elgendőek, szükséges olyan feladatok és folyamatok, felelősségi körök kialaktása, amely lehetővé teszi, hogy az információk valóban betöltsék a döntéstámogató funkciójukat:
- riporting rendszer üzemeltetéséhez - a megfelelő "nyersadatokkal" való ellátáshoz - szükséges számviteli folyamatok kialakítása
- információ szolgáltatási kötelezettségek a szervezeten belül
- gazdálkodási döntések és döntési fórumok, visszacsatolás folyamata, beavatkozás
- költségkeret- és erőforrás gazdálkodás
controlling a pénzügyekben és azon túl
Fontos látni azt is, hogy a controlling tevékenység és eszközök különbözhetnek aszerint is, hogy mit mérünk, mi áll a controlling tevékenység fókuszában. Ilyen elkülönült controlling tevékenységek lehetnek:
- hagyományos pénzügyi controlling - cég, cégcsoport, üzletág stb. pénzügyi teljesítményének tervezése és mérése
- projekt controlling - üzleti és szakmai célok, erőforrás felhasználás, ütemtervek teljesülésének nyomon követése, projekt eredményességének mérése, projekt fedezet számítás
- beruházási controlling - a tervezett beruházások gazdaságosságának és finanszírozásának vizsgálata, valamint a megvalósítás alatt álló vagy már megvalósított projektek teljesülésének és eredményeinek visszacsatolása
- értékesítési controlling - historikus és várható értékesítési számok pénzügyi és naturális szintű mérése (valamint előrejelzése) különböző üzletágak, szolgáltatási terültek, értékesítési csatornák, ügyfelek stb. szerint
- termelési controlling - termelési költségek, minőség, termelési volumenek nyomon követése, kapacitás tervezés és kapacitás kihasználtság mérése
- HR controlling - humán kapacitások/hatékonyság, kompetenciák és költségek