üzleti és pénzügyi controlling rendszerek


mit értünk controlling alatt?

Controlling alatt sokan valamilyen pénzügyi ellenőrzési tevékenységet értenek, pedig valójában a pénzügyeken túlmutató, összetett rendszerről beszélünk. A controlling a profitorientált vállalkozások esetében egy olyan vállalatirányítási és döntéstámogatási eszköztár (tevékenységek összesége) amely koordináló és információ szolgáltató szerepet is ellát. Kicsit konkrétabban:

  • a pénzügyi, gazdálkodási és üzleti célok kitűzésével
  • azok teljesülésének nyomon követésével
  • a gazdasági teljesítmény több szintű mérésével
  • a pénzügyeken túlmutatóan egyéb területekre - például értékesítés, erőforrás és készlet gazdálkodás, teremlés stb. - kiterjedeően
  • analitikus szemléletben, az adatok elemzésével támogatja a menedzsmentet az célok elérésében és az adott cég irányításában

hagyományos vs. vezetői számvitel

A controlling tevékenység nagymértékben támaszkodik a hagyományos számviteli-pénzügyi adatokra, így sok esetben vezetői számvitelként is hivatkoznak rá hagyományos számvitel: gazdasági tranzakciók rögzítése „szűkített” adattartalommal, elsősorban könyvelői szemléletben és törvényi kötelezettségeknek való megfelelés alapján adatszolgáltatás hivatalos szervek felé, főkönyvi kivonat, éves beszámoló, számviteli analitikák
vezetői számvitel: gazdasági tranzakciók rögzítése „bővített” adattartalommal, elsősorban üzleti szemléletben és tulajdonosi / menedzsment igényeknek való megfelelés alapján adatszolgáltatás menedzsment felé, controlling riportok, döntéstámogató anyagok

melyek a legfontosabb komponensei?

A megközelítésünk szerint a vállalati controlling rendszerek egy olyan "ökoszisztémát" jelentenek, amely négy fő komponensre alapul és ezek az alábbiak szerint vázolhatók fel. Természetesen ezen belül számos rész komponens lehet, a konkrét megvalósítás és különbözhet cégenként, az iparág, cégméret és egyéb paraméterek függvényében – így a lentiekben a teljesség igénye nélkül a legfontosabbnak ítélt témákat foglaljuk össze:

[1] szakmai keretrendszer

A keretrendszer képezi azokat a szakmai alapokat, amely az adott cég működési modelljére szabottan határozza meg, hogy mit, miért és hogyan fogunk mérni?

  • a cég sajátosságai alapján definiáljuk az eredmény elszámolási egységeket vagy mérési pontokat (ld. később controlling dimenziók köre) pl. üzletági, szervezeti és termékstruktúra
  • profit kalkulációs és költségfelosztási sémák: az egyes mérési pontokon mely bevételeket és költségeket vesszük figyelembe, a közös (több terméket, üzletágat stb.) érintő költségeket hogyan osztjuk meg
  • az alapvető pénzügy mutatószámokon túlmenően, milyen egyéb adatokat szeretnénk gyűjteni, melyek a működési modellhez logikusan illeszkedő naturália mutatók, KPI-ok
[2] riport és előrejelzési rendszer

A controlling döntéstámogató funkcióját elsősorban a gazdálkodási adatok elemzésével és azok prezentációjával tölti be. Ennek alapvető eszköze egy átlátható és informatív riport rendszer, amely mind a múltbeli, tény adatokat és a terveket, jövőbeni várakozásokat is bemutatja.

  • miről, milyen időközönként és milyen tartalommal kell riportolni, a riportok konkrét vizuális felépítésének meghatározása (dashboard-ok, táblázatok, chartok stb.)
  • mi a riportok célja, milyen konklúziók, visszacsatolások születnek ezek alapján
  • milyen időközönként és milyen időtávra készülnek előrejelzések vagy tervek, ezek mire vontakoznak (pl. teljes cégszintű éves pénzügyi terv vagy bevételi előrejelzés rövidebb távra)
[3] informatikai infrastruktúra

A fentiek gyakorlati megvalósítása informatikai háttér nélkül nem lehetséges, tipikusan az alábbi IT komponensek szükségesek egy jól működő controlling rendszerhez:

  • ERP rendszer, ügyviteli rendszerek
  • riportok adatigényt kiszolgáló adattárház
  • riporting eszközök, pl. Excel, PowerBI, egyéb riportkészítő alkalmazás
[4] szervezeti és felelősségi kérdések, folyamatok

Az eddig felsoroltak önmagukban még nem elgendőek, szükséges olyan feladatok és folyamatok, felelősségi körök kialaktása, amely lehetővé teszi, hogy az információk valóban betöltsék a döntéstámogató funkciójukat:

  • riporting rendszer üzemeltetéséhez - a megfelelő "nyersadatokkal" való ellátáshoz - szükséges számviteli folyamatok kialakítása
  • információ szolgáltatási kötelezettségek a szervezeten belül
  • gazdálkodási döntések és döntési fórumok, visszacsatolás folyamata, beavatkozás
  • költségkeret- és erőforrás gazdálkodás

controlling a pénzügyekben és azon túl

Fontos látni azt is, hogy a controlling tevékenység és eszközök különbözhetnek aszerint is, hogy mit mérünk, mi áll a controlling tevékenység fókuszában. Ilyen elkülönült controlling tevékenységek lehetnek:

  • hagyományos pénzügyi controlling - cég, cégcsoport, üzletág stb. pénzügyi teljesítményének tervezése és mérése
  • projekt controlling - üzleti és szakmai célok, erőforrás felhasználás, ütemtervek teljesülésének nyomon követése, projekt eredményességének mérése, projekt fedezet számítás
  • beruházási controlling - a tervezett beruházások gazdaságosságának és finanszírozásának vizsgálata, valamint a megvalósítás alatt álló vagy már megvalósított projektek teljesülésének és eredményeinek visszacsatolása
  • értékesítési controlling - historikus és várható értékesítési számok pénzügyi és naturális szintű mérése (valamint előrejelzése) különböző üzletágak, szolgáltatási terültek, értékesítési csatornák, ügyfelek stb. szerint
  • termelési controlling - termelési költségek, minőség, termelési volumenek nyomon követése, kapacitás tervezés és kapacitás kihasználtság mérése
  • HR controlling - humán kapacitások/hatékonyság, kompetenciák és költségek

további bejegyzések a témában, ami érdekelhet: