adatminőség és folyamatok
gyakorlati kihívás a vállalati teljesítmény mérésben
Egy vállalati controlling rendszer több komponens integráns egésze kezdve az alapokat meghatározó „keretrendszertől” - pl. üzleti modellhez igazodó mérési pontok (controlling dimenziók), üzletág vagy termék szintű profit kalkulációs sémák és költség allokációs mechanizmusok - az adatokat bemutató riportrendszeren át a controlling működését és hatékonyságát meghatározó szervezeti/felelősségi kérdésekig.
A gyakorlati tapasztalatok ugyanakkor azt mutatják, hogy a rendszer kialakításánál a keretrendszer és riporting technikai megvalósítása van a fókuszban, ugyanakkor azok a szervezeti/felelősségi kérdések, amelyek a gyakorlatban lehetővé teszik, hogy valós és naprakész adattartalommal töltsük meg a controlling rendszert, már kevésbé vannak szem előtt.
Miért fontos a controlling rendszerrel kapcsolatos felelősségeket szabályozni?
Az egyik legnyomosabb érv, hogy minden controlling rendszer és arra épülő riportok, pontosan annyira megbízhatóak és naprakészek, mint a benne levő adatok! Lehet egy rendszer bármennyire jól átgondolt és szakmailag megalapozott, ha az abba kerülő input adatok hiányosak, nem naprakészek, akkor az abból készülő riportok is korlátozottan használhatók.
Vagyis ha bevezetünk egy controlling rendszert, de az üzemeltetési feladatok és felelősségek nem kerülnek definiálásra, akkor a bevezetés ráfordításai nem térülnek meg: az érintett szereplőknek ugyanis nem lesz világos például, hogy mikor és milyen adattartalommal kell az ügyviteli rendszerekben az egyes számviteli bizonylatokat, törzsadatokat, egyéb információkat rögzíteni.
Milyen eszközökkel lehet az adatminőséget javítani?
A folyamatszabályozás, a felelősségi körök kialakítása és az adatkezelés napi rutinba való beépítése, valamint számonkérése tudja garantálni, hogy a megfelelő adatok kerüljenek be „vékeringésbe”:
- „a kevesebb néha több” - csak a valóban szükséges, legfontosabb és lehető legkönnyebben előállítható adatokon alapuló riportokat használjunk
- integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése tudja biztosítani, hogy az adatok egységsen, egy helyen kerüljenek rögzítésre
- számlaigazolás és számlázás rendjének kialakítása: a bejövő, valamint kimenő számlák befogadás és kiállítása, a rendszerben történő rögzítésének, számviteli és controlling szempontból fontos adatokkal való ellátásának részleteit szabályozzuk le!
- a riportinghoz igazodó – havi vagy negyedéves – pénzügyi zárási ütemterv (feladatok, határidők) felállítása
- a controlling dimenziók értékkészletének folyamatos karbantartása: legyen felelőse és rutinja annak, ha új üzleti mérési pont (=controlling dimenzió) keletkezik, akkor azt a rendszer is tükrözze
- a riportok alapján legyen folyamatos visszacsatolás és ellenőrzés az adatminőség tekintetében (is)
- az érintett részterületek közötti együttműködés, információ átadás pontjainak és módjának meghatározása
- a kapcsolódó / információt szolgáltató alrendszerek (pl. CRM, projekt nyilvántartás) összehangolása az ERP-vel, amennyiben az különálló
- számonkérés és motiválás
Néhány tipikus buktató
A fenti folyamatszabályozás hiánya vagy éppen egy túlgondolt controlling rendszer számos problémához vezethet, néhány tipikus hiba, amely egyrész nehézkessé, drágává vagy éppen megbízhatatlanná teszi a rendszer üzemeltetését és abból kapott információkat:
- nincs meghatározva, hogy a számlaigazolás kinek a felelőssége és milyen adatokat, milyen határidővel kell megadnia
- nincsenek karbantartva a controlling törzsadatok: pl. nincs meghatározva, hogy új projekt vagy költségviselő üzleti egység esetén kinek kell a kezdeményezni és végrehajtani az ERP rendszerben a törzsadatok karbantartását
- az adatminőség kizárólag a pénzügyi/controlling terület felelőssége – mivel a tényleges üzleti információk nem back-office terülten keletkeznek, ezért hibás az a megközelítés
- terebélyes tulajdonosi / menedzsment „kívásnságlista” – ha mindent mérni és látni akarunk a vezetői riportokban, akkor , másrészt a vezetők is el fognak veszni az információkban
- nincs előzetesen definiálva vagy csak elnagyoltan határozzuk meg, hogy kinek, mikor és milyen riportokat kell szolgáltatni, folyamatosan változnak az igények