controlling dimenziók szerepe, felépítése


A vállalati controlling egyik alapvető feladata az üzleti teljesítmény mérése és megfelelő formában történő prezentálása az érintett döntéshozók és a tulajdonosok számára. Ehhez nyilvánvalóan szükséges, hogy a megfelelő - a cég tevékenységéhez igazodó, releváns - információk jelenjenek meg a riportokban, azok naprakészek és jól átláthatóak legyenek.

Ahhoz, hogy ezeket a kritériumokat teljesítse a controlling rendszerünk, elengedhetetlen alapfeltétel, hogy egy jól átgondolt szakmai koncepció alapján definiáljuk mit és hogyan szeretnénk mérni. Illetve ennek a szakmai koncepciónak a részeként kialakítjuk azokat a bevétel és költség gyűjtő objektumokat, ún. controlling dimenziókat, amelyeket az ügyviteli-adminisztrációs rendszerekben (könyvelési, értékesítés és számlázás, CRM stb.) használni fogunk az egyes könyvelési tételek, számlák és egyéb információk kategorizálására.
Fontos kiemelni, hogy a riporting során is ezek lesznek az alapvető építő kockáink, mind az adatbázis lekérdezések, mind az elkészült riportok ezekből kiindulva kerülnek megvalósításra, ezért számos szempontot figyelembe kell venni a struktúra kialakításánál!

Mi az a controlling dimenzió?

Egy olyan információs címke, amellyel az egyes nyilvántartási rendszerekben a könyvelési, értékesítési stb. tételek üzleti tulajdonságait írjuk le (pl. költségcsoport, szervezeti egység, termékkód stb.). Ezeknek a "címkéknek" a használata teszi lehetővé, hogy később csoportosíthassuk az adatainkat, vagyis a riportokban is a megfelelő struktúrában tudjuk megjeleníteni az információkat.
A ERP rendszerek pénzügyi-számviteli moduljaiban a jellemző dimenziók a főkönyvi szám, költséghely, munkaszám, projekt kód stb.

Miért van szükség több dimenzióra is?


Ha szűken vett pénzügyi-számviteli riportok területén maradunk, akkor egy szofisztikált főkönyvi szám rendszerrel is megoldhatnánk a riport igényeket. Vegyük például alapul, hogy van 50 különböző főkönyvi számunk, de szeretnénk az 5 üzletágunk adatait külön gyűjteni. Ezt megoldhatjuk úgy is, hogy minden főkönyvi számból létrehozunk 5 külön verziót üzletágaként. Ez azonban közel sem jó megoldás, több probléma is felmerülhet, ha mindent a főkönyvi számokon keresztül szeretnénk elkülöníteni:

  • könnyen "túlburjánzik", sok nem használt főkönyvi számunk lesz, emiatt egy idő után már nehezen átlátható a számlatükör
  • később a főkönyvi számlatükör karbantartása, új főkönyvi szám benyitása nehézkessé válik
  • növeli a könyvelési pontatlanságot, ha túl hosszú listából kell választani
  • a riportokat kiszolgáló adatbázis lekérdezések túl bonyolultak lesznek
  • illetve maguk a riportok elkészítése is nehézkessé válik, például pivot táblás riportok egy adatmezőre nem készíthetőek

Mire figyeljünk oda a kialakításnál?


A controlling dimenziók rendszeretét úgy kell kialakítani, hogy egyrészt legyen összhangban a szakmai koncepcióval, de ezen túlmenően az támoggasa a riportkészítést, lekérdezések írását:

  • legyenek beszédesek, strukturált felépítésűek a dimenziók
  • legyenek lehetőleg egységes szerkezetűek a különböző dimenzió csoportok
  • legyen a későbbiekben rugalmasan bővíthető, ne fogyjunk ki az adott dimenzió csoportban az újabb
  • figyeljünk arra, hogy hierarchikus felépítésű struktúrát hozzunk létre, amely a riportokban különböző mélységű csoportosításokat és azokban történő lefúrásokat is támogatja
  • szükség esetén a riportokban használható, azok információ tartalmát kiegészítő metaadatokat is rendelhetünk a dimenziókhoz

további bejegyzések a témában, ami érdekelhet: