üzleti tervezés - tipikus problémák és kihívások
nincsenek megbízható input adatok
Az üzleti terv esetében - főleg ha egy több éve működő vállalkozásról van szó - a kiinduló inputokat sokszor a korábbi évek tényleges bevétel és költség adatai jelentik. Ha ezek nem állnak megfelelő minőségben rendelkezésre, akkor nehézkes a tervezés.
Ezt problémát csak tudatos, célzott adatgyűjtéssel tudjuk áthidalni, ami azt feltételezi, hogy:
- jól definiáltak az ügyviteli és számviteli-pénzügyi folyamatok
- van egy jól működő üzleti-pénzügyi controlling rendszer
- a cég ügyviteli rendszerei (pl. integrált ERP, CRM stb.) vagy arra épülő vezetői információs adattárházak képesek kiszolgálni az adatigényeket: magyarán megfelelő struktúrában és gyorsan kinyerhető módon állnak rendelkezésre a szükséges adatok
a tervezésben résztvevők felkészültsége, szakmai háttere nem megfelelő
...vagy nem rendelkeznek a szükséges információkkal. Az input adatok minőségénél talán fontosabb, hogy a tervezésben résztvevő munkatársak megfelelő szakmai háttérrel bírnak: akár pénzügyi szaktudásról, akár üzleti tervhez szükséges piaci vagy szakmai ismeretről van szó. A szakmai felkészültség mellett tisztában kell lenni az érintetteknek azzal is, hogy milyen tervezési részfeladatokban kell közreműködniük, milyen információkat kell szolgáltatniuk a tervezéshez és azt milyen határidővel kell megtenni.
Például, ha a tervezést pénzügyi oldalról összefogó munkatárs nincs tisztában az értékesítési költségek természetével - változó vs. fix költségek, tipikus költség hányadok stb. - vagy éppen a tevékenység működő tőke igényével, akkor dinamikusan változó értékesítés esetén nem fogja tudni modellezni a várható változásokat .
De említhetjük az értékesítési oldalt is, ahol a különböző idősoros előrejelzési technikák vagy salespipe alapú, konverziós mutatókat használó módszerek hiányában csak megérzésekre lehet hagyatkozni a bevétel tervezés során.
Ráadásul nagyobb szervezetek esetében a tervezés több szakterület (pl. pénzügy, értékesítés, termelés stb.) bevonásával történik, ezért mindenkinek tisztában kell lennie azzal, hogy saját részfeladatához szükséges inputokat hol találja, melyik társterülettől mi kérhet és milyen információkat kell átadnia. Ehhez előre egyeztetett szerepek és feladatok, valamint információs sémák szükségesek (pl. meghatározott adattartalmú excel táblázatok)!
A szakmai hiányosság vagy az információ hiány kezelhető oktatással, szervezéssel is. De például ha olyan tervező eszközt használunk, mint a BB Forecast, amely leképezi a pénzügyi-üzleti összefüggések nagy részét és csak az input adatokra kell fókuszálni, akkor a szakmai hiányosságok áthidalhatók (ráadásul a tervezési folyamat is gyorsul, ld. később).
nehezen kiszámítható piaci környezet, gyorsan változó külső feltételek
Természetesen előfordulhat az is, hogy vannak megfelelő adataink, a kollegák szakmailag felkészültek, mindenki tudja mi a feladata, de a piaci ingadozások és makrogazdasági tényezők változékonysága miatt nagyon bizonytalan a tervezés.
Nyilvánvaló, hogy a külső tényezőkre általában nincs ráhatása cégnek, de a különböző üzleti scenariók modellezésével, üzleti terv több verzióban történő elkészítésével előre jelezheti a potenciális kockázatokat és problémákat. Amennyiben egy scenarió analízissel meg tudjuk határozni a konfidencia intervallumokat, amelyben az üzleti teljesítményt nagymértékben befolyásoló tényezők mozoghatnak (pl. árfolyam, beszerzési árak stb.), akkor ezekből származó kockázatok kiküszöbölésére tudatosan készülhetünk!
túlzottan optimista vagy nem alátámasztható feltételezések
Jellemzően a növekedési kilátások, értékesítési volumenek esetében fordul elő, hogy az indokoltnál optimistább a tervezés:
- vagy eleve nincs piaci alapja az feltételezett növekedésnek, inkább a "wishful thinking" kategória vagy tulajdonosi elvárások miatt kerül magasra a léc
- vagy a piaci kilátások ugyan pozitívak és van tere a növekedésnek, de az estleges kockázatokat vagy a versenytársak reakcióit nem veszik figyelembe.
a terv nem kerül "hasznosításra" a gyakorlatban
Előfordulhat az is, hogy ugyan az üzleti terv elkészül, de az inkább csak informatív jellegű vagy rosszabb esetben a "fióknak készül". Ha nem követjük nyomon a terv teljesülését, akkor nem biztos, hogy időben felismerjük a negatív eltéréseket és csökken a mozgástér az esetleges beavatkozásra, amennyiben kedvezőtlen folyamatok indulnak meg. Ráadásul egy jó üzleti tervnek akkor van igazán haszna, ha annak végrehajtásához felelősöket is rendelünk vagy akár a javadalmazást is hozzá kötjük.
nem megfelelő a tervezés technikai támogatása
A pénzügyi tervezés jellemzően excel táblákban történik vagy néha az ERP rendszerben, amennyiben abban is van ilyen funkció (bár ezek általában kevésbé rugalmasak). Ha nincsenek sztenderdizált tervezési módszereink és azt támogató technikai eszközök, akkor minden pénzügyi tervezést azzal kell indítani, hogy különböző táblákat készítünk elő: definiáljuk az üzleti és pénzügyi összefüggéseket, amely alapján összekötjük és beparaméterezzük azokat.
Emiatt megnő a hibázás lehetősége vagy nem is lesznek egységesek az adataink, pl. a különböző szervezeti egységek különböző formátumokban dolgoznak.
Ha nincs előre kialakított tervezési eszköztár, akkor a hibalehetőségek mellett biztos, hogy tervezés idő- és erőforrás igénye is jelentősen magasabb lesz (ld. következő pont).
A probléma megoldás egyértelmű: vagy magunk állítunk össze egy hosszú távon használható, pénzügyi modellezésre alkalmas táblázatrendszert vagy lehetőség van ilyet lefejlesztetni. Ha nem szeretnénk egyedi megoldást fejleszteni, akkor BB Forecast dobozos megoldása leképezi a pénzügyi összefüggések nagy részét és automatikusan előállítják a szükséges kimeneti adatokat (pl. eredmény kimutatás, cash-flow).
A tervezést nemcsak a "hagyományos" pénzügyi modellek, hanem a már korábban említett prediktív analitikai eszközök is segíthetik. Ezeket egyszerűbb idősorok előrejelzések formájában is megvalósíthatjuk, de már a pénzügy tervezési eszköztár részét képezik a tanuló algoritmusokon alapuló megoldások, például a különböző neurális hálózatok.
a tervezés sok időt vesz igénybe, elhúzódik
Ez a probléma általában visszavezethető a fenti pontok valamelyikére, de ha több problémával is szembesülünk, akkor szinte biztosan csúszni fog a tervezés. A tapasztalataink szerint a leggyakrabban előforduló okok, amik tervezés csúszásához vezetnek, az a megfelelő input adatok hiánya, a nem jól definiált felelősségek / feladatok vagy tervezési határidők valamint az előbb említett technikai eszköztár (pontosabban annak hiánya).
A tervezési folyamat elhúzódása amellett, hogy szervezet erőforrásait feleslegesen köti le, azért is probléma, mert mire elkészül a terv, addigra már nem lesz releváns vagy az abban meghatározott célok teljesítése érdekében már nem tudunk időben beavatkozni.