Tapasztalataink szerint jellemzően 500-1.000 millió Ft éves forgalom között, de összetettebb működés vagy cégstruktúra esetén - pl. több üzletág vagy telephely, többféle termék és szolgáltatás portfolió - akár már kisebb cégméretnél is eljön az pont, amikor a tulajdonos / cégvezetés a hagyományos számviteli riportok alapján nem kap megfelelő támpontot a cég vezetéséhez.

Ilyenkor már egy egyszerűbb, de jól átgondolt vezető riport struktúra is sokat segíthet! Ugyanakkor a controlling többet jelent, mint néhány kimutatás: a controlling cégműködéshez illesztett szakmai koncepción alapuló, tudatosan kialaktott pénzügyi és üzleti folyamatokra, naprakész és megfelelő minőségű adatokra épített, IT megoldásokkal támogatott riport rendszer összesége.

A Blackburn Consulting segít a cég és az egyes üzleti területek, üzletágak teljesítményének mérhetővé tételében, valamint a szükséges riporting rendszer kialakításában!

referenciák

néhány közelmúltban megvalósított projekt

esettanulmány - dinamikusan növekvő családi vállalkozás

pénzügyi és értékesítési controlling rendszer kialakítása

bevezető, ügyféligény

Megbízónk egy több folymatosan növekvő, családi tulajdonban levő, több értékesítési csatornán keresztül közel 2 milliárd forintos forgalmat bonyolító, 2 cégből álló kiskereskedelmi vállalkozás. A cégcsoporton belül korábban nem volt pénzügyi controlling tevékenység és erre épülő vezetői információs rendszer sem létezett: az elkülönülten működő számviteli, számlázási, készletnyilvátartó rendszerekből ad-hoc jelleggel kinyert információkból készültek eseti elemzések.

A tulajdonos elvárása az volt, hogy a cégcsoport gazdasági teljesítményéről és pénzügyi helyzetéről átfogó, rendszeres és egységes tájékoztatást kapjon, valamint az üzletágak, termékek vagy értékesítési csatornák szintjén is kimutatható legyen a tevékenység eredménye. További cél volt, hogy a felsővezetést tájékozató pénzügyi és értékesítési riportokon túl, egy-egy részterületre vonatkozó célzott riport is készüljön, amely a napi működést és döntéshozatalt is támogatja (példul készlet menedzsment, nyitvatartás).

A megbízás teljesítés során egy komplex, több mérföldkőből álló projektet valósítottunk meg, amely magába foglalt három jól elkülöníthető szakaszt:

1. tulajdonosi és vezetői igények, valamint a cégcsoport működési sajátosságainak felmérése és ez alapján teljeskörű controlling koncepció kidolgozása
2. a tényleges riportrendszer kiépítése, controlling eszköztár fejlesztése, beleértve egy új, integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésének támogatását
3. a kialakított rendszer működtetésének támogatása, egyedi fejleszésekkel, riportokra épülő elemzésekkel és tanácsadással

---

kihívások, megoldandó problémák

A megbízóval való egyeztetés valamint a szakmai koncepció kialakítását megelőző felmérés során számos olyan problémával találkoztunk, amely hasonló élethelyzetben levő vállalkozásoknál tipikusnak mondható:

• A különböző online és hagyományos értékesítési csatornák miatt összesen 3 különálló számlázási rendszert használtak, emellett teljesen elkülönült készletnyilvántartási és könyvelési rendszer volt a cégnél.
• A szigetszerű, elkülönült rendszerekben az adatok eltérő minőségben és adatstruktúrában álltak rendelkezésre, sokszor hiányosan vagy jelentős késéssel lehetett hozzáférni.
• A pénzügyekért felelős egyik tulajdonos manuálisan, jelentős menedzsment időt felemésztve állított össze ad-hoc riportokat a különböző rendszerekből exportált adatokból.
• A meglevő könyvelési rendszer a főkönyvi számon túl egyetlen költség/bevétel gyűjtő dimenziót tudott kezelni, ami nem fedte le a komplex működésből fakadó különbőző nézeteket.
• A tulajdonosok további növekedést, új üzlet nyitásokat terveztek, ezeket a későbbiekben be kellett illeszteni a riporting rendszerbe.
• Jelentős mennyiségű napi tranzakció szám miatt figyelni kellett a kilakítandó adattárház és riport lekérdezések technikai optimalizálására is.

elért eredmények

A projekt eredményeként kialakításra került egy negyedéves és havi rendszerességű információkat biztosító riporting rendszer, ezáltal a tulajdonos folyamatosan tájékozódtak a cégcsoport teljesítményéről, az aktuális pénzügyi státuszról, valamint az eredmények várható alakulásáról. Ennek köszönhetően a tulajdonosnak sikerült beazonosítani a veszteséges értékesítési csatornákat, problémás vagy rosszul árazott termékeket és ezek átalakításával a cégcsoport jövedelmezősége jelentősen javult.

Részben a riporting szempontok miatt, de az operatív működés hatékonyságának növelése érdekében is egy új, integrált ERP rendszer került bevezetésre, amelynek kiválasztásában, testre szabásában a Blackburn Consulting is szakmai támogatást nyújtott.
Az ERP rendszerrel online összekött controlling adattárházból már teljesen élő, naprakész riportokat tudtak a tulajdonosok lehívni.

A controlling rendszer üzemeltetését, a havi riportok elkésztését külső szakértőként támogattuk, így a cégcsoport HR kapacitásait sem kellett növelni a bevezetésre került riporting miatt.

---

a projekt megvalósítása

Első lépésben az igények és működési sajátosságok felmérését végeztük el, amely az alábbiakra terjedt ki:

• interjúkat folytattunk a tulajdonossal, vezetőkkel és operatív munkatársakkal, valamint elemeztük a cég beszámolóit, főkönyvi kivonatait, számlázó és készletnyilvántartási rendszerből kinyerhető adatokat
• vizsgáltuk a cégcsoport tevékenységének sajátosságait, pl. bevételi és költségszerkezet, fix/változó költségek aránya, termékek és értékesítési csatornák
• felmértük a tulajdonosok által meghatározott elvárásokat: (i) milyen mélységű riportot, milyen rendszerességgel szeretnének látni, (ii) különböző vezetői szintek (tulajdonos, operatív menedzsment) igényeinek differenciálása
• ezt követően megvizsgáltuk, hogy a jelenlegi könyvelési rendszer és alkalmazott számviteli folyamatok milyen típusú adatokat szolgáltatnak, azok milyen rendszerességgel és milyen minőségben állnak elő

Ezt követően a felmérési fázisban szerzett tapasztalatokra építve kidolgoztuk a rendszer elemeit koncepcionális és folyamati szinten:

• a tulajdonosi és felsővezetői riportingra vonatkozó javaslat: a legfontosabb, riportok struktúrájának meghatározása (pl. P/L szerkezete a kereskedelmi tevékenység logikájához igazodva), a különböző riport típusok gyakorisága, riportolása formája
• eredménykimutatás struktúrájának kialakítása, három különböző eredmény szint meghatározása és az ehhez szükséges változtatások a főkönyvi számlatükör struktúrában
• a riportinghoz szükséges controlling funkciók és metódusok meghatározása, egyes üzletágak eredményességének méréséhez szükséges költség felosztási metódusok
• alapvető bevétel- és költségelszámolási egységek, valamint az ezt leképező controlling dimenziók (szervezeti egységek, termékcsoport/termék kódok stb.) definiálása
• ezen egységek hierarchiájának és kapcsolati rendszerének kialakításával az üzletági (profitcentrum szintű) eredménykimutatás lehetőségének megteremtése
• számviteli, havi zárási folyamatok átalakítására vonatkozó javaslatok, amelyek alapján biztosítható lett, hogy riporting rendszer megbízható, naprakész adatokkal dolgozzon
• controlling szempontból kiemelt folyamat elemek meghatározása, új folyamatelemek definiálása és meglevők javítását célzó javaslatok (pl. számlaigazolás, költség elhatárolások, üzleti tervezés)
• a szükséges felelősségi körök, feladatok és határidők kialakítása (pl. mely szakterületek milyen adatszolgáltatási felelősséggel rendelkeznek, a riportinghoz szükséges adatokat milyen formában és határidővel kötelesek megadni)
• a vezetői riportinghoz szükséges, főkönyvi adatokon kívüli további adatforrások, nyilvántartási eszközök definiálása (pl. egységes megrendelés és munkaidő nyilvántartás)

A koncepció egyeztetését és elfogadását követően a javasolt riporting eszközöket fejlesztésére és bevezetésére került sor:

• kimutatás struktúrák (táblák, chart-ok) kialakításra kerültek MS Excel környezetben, amely tartalmazott különböző eredménykimutatás nézeteket (cégcsoport, cég, üzletági eredmények), projekt portfolió fedezet elemzést, vevői és szállítói kimutatásokat, KPI riportokat, cash-flow kimutatások
• a riportok automatizálása és riportok előállításának gyorsítása érdekében kialakításra került egy SQL Server alapú „controlling adattárház”, amelybe a főkönyvi és értékesítési, valamint egyéb kiegészítő adatok kerültek be a szükséges átalakításokat követően
• az Excel alapú riporttáblák és az adattárház között kialakítottuk az adatkapcsolat interfészeket, így a riportok automatikusan generálódtak
• a riport adattárház az ERP rendszerrel online összekötésre került, így a könyvelési adatok szintén automatikusan kerültek a rendszerbe
• az elkészült riporting rendszer tesztelését éles helyzetben végeztük: a megbízás részeként elkészítettük a cégcsoport szintű tárgyhavi riportokat, elemztük azokat és a konklúziókat egyeztettük a megbízóval