üzleti tervezés - értékesítési és árbevételi terv készítése

bevezető

A vállalkozás életében az üzleti tervezés fontos szerepet tölt be, segíti a vállalkozás tudatos elindítását, valamint a napi működéséhez, illetve a rövid és hosszú távú stratégia megvalósításához is egy követhető keretet ad.
Továbbá egy olyan menedzsment eszköz, amely az üzleti döntések meghozatalában is alkalmazható, hiszen ezen keresztül a jövőbeni üzletmenet előre látható, a döntések lehetséges hatásai modellezhetők. Ráadásul a későbbi visszamérésekhez is kijelöl egy viszonyítási pontot, segít megérteni az üzletmentet és lehetővé teszi a tudatos beavatkozást, ha nem a terv szerint alakulnak dolgok.

Üzleti terv vs. pénzügyi terv?

Mielőtt az üzleti tervezésnek nekifutnánk érdemes tisztázni, hogy mit értünk ez alatt és miben más (több), mint a pénzügyi terv?
Az üzleti terv alapvetően egy tágabb fogalom, amely végeredményben ugyan egy pénzügyi terv formájában „csúcsosodik ki”, de ezen kívül tartalmaz(hat) több egyéb elemet. Ilyen lehet pl. marketing és értékesítési terv, piaci kilátások áttekintése, üzleti és működési modell definiálása stb.
Fontos az is, hogy az üzleti terv készülhet számos céllal és több „célcsoport” számára, amely nagyban befolyásolhatja a tartalmi fókuszokat: különböző szempontok szerint kell egy belső felhasználásra szánt éves üzleti tervet vagy befektetők, hitelezők bevonása céljából készülő több éves előrejelzés tartalmazó tervet készíteni. Míg az előbbi inkább működési és költségkereteket, értékesítési célokat jelöl ki a szervezet számára, addig az utóbbit érdemes egy tágabb kontextusban elkészíteni.
Természetesen a külső partnerek számára készülő üzleti terv általában a meggyőzésről szól, ezért a pozitívumok kiemelésén van a fókusz, de szakmai és üzleti etikai szempontok miatt a kockázatokat is számba kell venni (pl. egy ún. SWOT analízis keretében): ezek "elhallgatása" helyett, inkább azt kell bemutatni, hogyan lehet kezelni/csökkenteni a kockázatot.

Hogyan csináljuk, mi kell hozzá?

szükséges inputok

Egy jó üzleti tervhez alapvetően az alábbi eszközök, inputok kellenek
  • működés, üzleti modell átgondolása -> ez fogja meghatározni az üzleti terv alapjait és logikai felépítését, a bevételek és költségek összefüggéseit
  • nagyobb cégek esetén szükséges terv készítésébe bevonandó vezetők és munkatársak meghatározása, terv készítésével kapcsolatos teendők és felelősségek definiálása
  • piaci információk valamint adózási és pénzügyi inputok összegyűjtése (adókulcsok, kamatok stb.)
  • termelési, értékesítési információk (várható megrendelésektől kezdve, a gyártási kapacitásokon át az árakig), erőforrás és költség terv
  • meglevő szerződésekből, üzleti megállapodásokból fakadó kötelezettségek és követelések várható hatásai
  • az összegyűjtött információk, az üzleti terv egyes tényezőinek és összefüggések pénzügy leképezése egy összetett feladat, ráadásul menet közben sokszor változhatnak az inputok, több verzióra is szükség lehet: emiatt egy strukturált, különböző verziók modellezésére alkalmas, a számszaki összefüggéseket automatikusan leképező pénzügyi tervező eszköz (alapvetően excel alapú pénzügy modell) jelentősen gyorsítja és megbízhatóbbá teszi a tervezést
  • érdemes a főbb bevétel és költség befolyásoló tényezőket számba venni, az ezekkel kapcsolatos kockázatok mérlegelni és akár több verzióban is elkészíteni tervet (pl. mi történik ha megemelem az árakat, mi lesz ha felveszek még 2 embert, hogyan hatnak az árfolyam változások stb.)
  • nagyobb vállalatok esetében ez a modellezés magában foglalhat olyan szofisztikált módszertanokat, mint pl. a Monte-Carlo szimuláció vagy prediktív analízis

1. lépés - Piaci kitekintés

Természetesen egy sikeres üzlet alapja, hogy az adott terméknek szolgáltatásnak létezik fizetőképes piaca. Az üzleti tervet – főleg induló vállalkozások esetén – sokszor egy piackutatás alapozza meg, de még működő vállalkozások estén is érdemes áttekinteni, hogy milyen piaci tendenciák, változások várhatók, hogy alakul a kereslet, mit csinálnak a versenytársak stb.

2. lépés - Üzleti és működési modell definiálása

Bizonyos esetekben – például forrásbevonás / befektető keresése esetén – célszerű az üzleti modellt, vagyis azt megtervezni és bemutatni, hogy hogyan szerzi a bevételeit a vállalkozás: többek között hosszú vagy rövid távú szerződésekre épül-e a működés, szolgáltatási csomagok és keresztértékesítés, árazás stb.

3. lépés - Vevők, megrendelések, árak

Az általánosabb piaci környezet felől az adott vállalkozás konkrétabb működése felé haladva a vevői kapcsolatok, várható vagy folyamatban levő megrendelések, hosszabb távú szerződésekből származó bevételek kerülnek sorra a tervezés folyamatban. Ez alapján lehet értékesítési volumeneket és árakat is tervezni, valamint a kereskedelem politikai megfontolásokkal - pl. ügyfél kedvezmények, értékesítési és marketing akciók - kiegészítve eljuthatunk a bevételi tervhez (ld. később).

4. lépés - Kapacitás és HR terv

A legtöbb cég esetében az egyik legértékesebb (és legdrágább) erőforrás a humán tőke. A termeléshez, vevők kiszolgálásához szükséges létszámokat az üzleti igények, a várható megrendelések és növekedés kilátások függvényében szükséges megtervezni. A tervnek ki kell térni nemcsak a közvetlen bérjellegű költségekre, hanem a járulékos, ún. „soft HR” kiadásokra (oktatás, biztosítás, juttatások stb.).
A kapacitás terv természetesen a humán erőforrásokon kívüli eszközöket is tartalmazza: a várható megrendelések, termelési és szolgáltatási volumen tervek alapján meg kell becsülni, hogy
  • annak kiszolgálásához milyen ütemben és mekkora kapacitásokra lesz szükség
  • ezek a kapacitások rendelkezésre állnak-e vagy szükséges valamilyen beruházást végrehajtani
  • mikor, milyen karbantartások, leállások szükségesek?
  • hol lehetnek a szűk keresztmetszetek?

5. lépés - Bevételi és költség terv

Ha már a fenti inputokkal rendelkezünk, akkor a bevételi és költség tervezés kerül sorra, amelynek esetében sokszor felmerül a kérdés, hogy egyáltalán honnan fogjunk neki? A válasz az adott szituációtól, cégműködés jellemzőitől is függhet, de azért általánosságban érdemes az értékesítési oldallal kezdeni és abból levezetni a kapcsolódó költségeket.

Bevételek

[#] értékesítési tervre épülően az egyes termékek volumen, árazása alapján
[#] a bevételei tervnek tartalmazni kell, hogy
[#] érdemes bevételi tervnél az esetleges ügyfél lemorzsolódás és új ügyfél akvizíció tervezett hatását is figyelembe venni, valamint az esetleges nemfizetésből származó kockázatokat
Költségek, működési kiadások

Értékesítési költségek
A bevételkehez kapcsolódó közvetlen értékesítési költségek (értékesítési és termelési volumenek, valamint a beszerzési árak alapján).

Működési és HR kiadások
[#] a fix, működési jellegű költségek egy már működő vállalkozás esetében általában az előző éves adatok, élő szerződések alapján jól tervezhetők
[#] a HR költségek értelemszerűen a tervezett létszám és bérek / juttatások alapján tervezhető, de az egyéb. ún. soft költségek (oktatás, utazás stb. is befolyásolják)


Beruházások

A kapacitás tervezés, valamint új projektek, tevékenységek indításának függvényében, esetleg meglevő eszközállomány cseréje esetén jelentős kiadást jelenthet, akár több hónapon vagy éven átnyúló is lehet.
Adók, pénzügyi ráfordítások

[#] a vállalkozás számos formában és jogcímen fizet adót (nyereségadó, járulékok, iparűzési adó stb.), az adók mértéke sokszor változik, különböző kedvezmények is lehetnek: ezek a tétek legalább a fő adókulcsok és szabályok ismeretét igénylik
[#] a meglevő vagy új hitelekkel kapcsolatos kamatfizetések, tőketörlesztések szintén jelentős terhet jeletnhetnek, ráadásul a kamat és árfolyamvátlozások is befolyásolhatják

6. lépés - Cash-flow és finanszírozási/likviditási terv

A bevételi és költség terv – főleg rövidebb távon – elválik attól, hogy ténylegesen milyen pénzáramlást realizál egy vállalkozás: legtöbbször a vevő utólag, számla kiállítását követően fizetnek, nem ritkán késve. De a megrendelések teljesítéséhez is szükséges lehet előre beszerezni az árukat, anyagokat, amelyekre akár előleget is fizetni kell.
A cash-flow és likviditás tervezés a bevételek és költségek valós pénzügy teljesülése alapján, az idődimenziót hozzárendelve mutatja meg, hogy mikor milyen finanszírozási igény merülhet fel, mikor lesz „cash pozitív” a vállalkozás.

7. lépés - Pénzügyi összefoglaló

A bevételi és költség terv, valamint a cash-flow tervezés végeredményeként a tervezési információkat szükséges egy összefoglaló, áttekinthető formába önteni. Ez általában egy ún. mérleg és eredménytervet jelent, amely összefoglalja a legfőbb eszközöket, követeléseket és kötelezettségeket, finanszírozási forrásokat, valamint a kiemelt bevételi és költség sorokat. Használható ugyan erre sztenderd számviteli kimutatások is, de a tapasztalatok szerint célszerűbb az adott üzlet sajátosságait figyelembe vevő, a tulajdonos és menedzsment számára beszédesebb struktúrába foglalni a számokat.